Tender

Tender en Request

Ook de callcenter- en contactcenterbranche kent het aanbieding/offertesysteem ‘Call for Tender’, kortweg tender. Het betreft dan grote of complexe offerteaanvragen. Bij een tender mag de aanbieder slechts éénmalig een prijs noemen. Er zijn geen onderhandelingen mogelijk. De aanbieder dient zich volledig te confirmeren aan de door de tender gestelde specificatie.

Het bij een tender opstellen van eenduidige specificaties is essentieel voor het correct inkopen van producten en diensten. Door duidelijke en complete specificaties kunnen offertes van verschillende leveranciers met elkaar worden vergeleken. Tevens wordt hierdoor voorkomen dat achteraf bijkomende diensten of producten als meerkosten worden verrekend. Ook de te hanteren methodieken, processen en procedures dienen duidelijk te zijn. Een tender, ook wel Request for Tender (RFT) genoemd, kan in één keer worden uitgeschreven indien direct al bekend is wat de gewenste functionaliteiten zijn.

Indien voor een tender, Europese aanbesteding of Vendor rating nog niet alle mogelijkheden en functionaliteiten bekend zijn, dan kunnen drie Request-fasen worden doorlopen:

• Request for Information (RFI)
• Request for Proposal (RFP)
• Request for Quotation (RFQ)

Request for Information

Een Request for Information (RFI) wordt gebruikt om zicht op de markt te krijgen. Meerdere leveranciers geven de potentiële inkoper inzicht in hun bedrijven. Aan de hand van een RFI kunnen leveranciers hun Return on Investment (ROI) laten zien. Een RFI kan informatie bevatten over: mission statement, omzetten, jaarverslagen, juridische eigendomsstructuren, garantstellingen van banken of concernbedrijf, referenties, certificeringen, procedures, werkinstructies, inkoop, logistiek, juridische aspecten, financiële performance, geschiedenis, belastingen, premies, verzekeringen.

Request for Proposal

Een Request for Proposal (RFP) is een samenvatting van de gewenste mogelijkheden en functionaliteiten. De inkoper communiceert zijn huidige en de gewenste situatie en de randvoorwaarden. Hierop baseert de aanbieder een oplossingsvoorstel plus kostencalculatie.

Request for Quotation

Een Request for Quotation is de formele offerte aanvraag. De RFQ vermeldt de uiteindelijk gewenste functionaliteiten en benodigde technische requirements. Daarbij verstrekt de offerte-aanvrager tevens informatie over bijvoorbeeld algemene voorwaarden, reden van aanvraag, korte bedrijfspresentatie, briefing.